Nu is het tijd voor het echte werk!

In het vorige artikel hebben we de 3 voorbereidende stappen besproken voor je begint te telefoneren.

Stap 4: 6 tips voor bij het bellen

Tip 1

Zorg dat je bij het begroeten van een onthaalmedewerker naturel overkomt. Lees je script niet af als een robot, maar wek meteen sympathie door ietswat nonchalant over te komen. Wees wel altijd heel beleefd en -ook al zien ze jou niet- praat met een glimlach. Je hoort heel snel aan iemand of ze opgewekt zijn of niet. Zo kom je niet over als een lijstjesbeller. Hieronder een voorbeeld, maar zoek vooral iets dat bij jou als persoon past om te gebruiken.

Voorbeeld:

Goedemorgen, met Wout van de firma LeadScore. Zou ik Dirk (fictieve naam) eens mogen spreken, euh, Dirk van IT bedoel ik, Peeters is zijn achternaam als ik het me goed herinner.

Zo doe je alsof je al eerder contact had met Dirk en je hem al wat kent zonder expliciet te liegen.

Tip 2

Vraag nooit aan je contactpersoon of je stoort.

Voorbeeld:

“Heb je een minuutje, stoor ik, mag ik iets vragen” – zeker niet doen.

Alleen al die vragen stellen doet hen denken dat je hun tijd zal verspillen. Gebruik gewoon je goed onderbouwde salesscript met als absoluut doel een afspraak. Dit hoeft geen gesprek van 5 minuten te zijn, werk kort en bondig.

Tip 3

Eén van de meest voorkomende antwoorden van receptionisten is dat de gevraagde contactpersoon in een vergadering is en daarom niet aan de lijn kan komen. Ze doen dit in de hoop dat je snel opgeeft, want zo kunnen ze de cold callers filteren.

Probeer te volharden en ieder geval het persoonlijke e-mailadres te verkrijgen. Hieronder leg ik uit hoe ik te werk ga, maar zorg eerst dat je de domeinnaam van het bedrijf hebt opgeschreven. Dat is (vaak) hetzelfde als de website. Als de website bijvoorbeeld www.leadscore.be is, dan eindigt het e-mailadres vaak gelijkaardig, namelijk: @leadscore.be. Zo weet je de helft al zeker.

Voorbeeld:

Receptionist: Dirk is momenteel in een vergadering. Kan je op een ander moment terugbellen?

Wout: Ja, dat kan, maar is er een alternatieve manier om hem te   contacteren?

Receptionist: “Euh, een alternatief is zijn e-mailadres, want zijn gsm mag ik niet geven.”

Door deze vraag te stellen, doorbreken ze vaak hun standaardscript en reageren ze op een meer authentieke manier. Zo geef je hen de ruimte om zelf een antwoord te formuleren.

Tip 4

Vraag een handeling aan je contactpersoon. Eens je voorbij de receptionist bent en je de juiste persoon aan de lijn hebt, dan kan een handeling vragen de tijd doen vergeten.

Als je bijvoorbeeld een nieuw platform introduceert, dan kan je vragen of ze het platform willen opzoeken terwijl ze achter hun computer zitten.

Wout: “Goedemorgen, u spreekt met Wout van het platform Jobhopr. Je hebt daar waarschijnlijk al van gehoord als HR-manager van bedrijf X.”

Contactpersoon: “Ah nee, nog niet van gehoord.”

Zo geef je een soort “schuldgevoel” dat ze als manager van die divisie op de hoogte moeten zijn van wat er speelt.

Wout: “Zit je voor je computer? Anders moet je eens gaan naar www.jobhopr.be.

Zo ga je een conversatie aan en sta je meteen een paar stappen verder. Vaak gaat jouw contactpersoon dan ook zelf enkele vragen stellen. Dit is het ultieme doel van cold callen. Als de persoon aan de andere kant van de lijn vragen begin te stellen, dan ben je sowieso gewonnen.

Doe dit uiteraard alleen met platformen die tot de verbeelding spreken, vraag niet om gewoon naar een website te surfen.

Tip 5

In het begin kan het lastig zijn om comfortabel veel informatie te verzamelen tijdens een telefoongesprek, maar naarmate je meer ervaring opdoet, zal je voelen dat dit gemakkelijker wordt. In het begin was ik ook tevreden met een "JA" of "NEE", maar door veel ervaring op te doen, zal je aanvoelen wanneer je bij een afwijzing toch nog een extra vraag kan stellen.

Probeer dan ook zo weinig mogelijk gesloten vragen of ja/nee-vraag te stellen. Bij open vragen dwing je de persoon aan de andere kant van de lijn om meer informatie te geven. Zo zal jouw marktkennis verrijken en kan je de noden die er leven bepalen.

Tip 6

Pas je aan per sector. Bel je naar iemand van finance of HR, dan kunnen de belangen van jouw dienst of product anders zijn. Dit kan ook verschillen per sector, zoals transport en bouw.

Probeer daarom sectorgericht te werken in het begin; dit zal je ook hoop geven dat je in fases kan werken, waar er een einde aankomt. Als je lukraak naar alle soorten mensen belt, zal je minder structuur hebben en motivatie hebben om de ene sector af te werken en aan een nieuwe te beginnen.

Stap 5: Notities & opvolging

Ik benadrukte daarnet al dat het maken van notities en bijhouden van contactgegevens cruciaal is. Maar da’s niet alles! Ook het opvolgen van je eigen notities na je eerste telefonisch gesprek is van essentieel belang.  

Hou het overzichtelijk

Een solide aanpak voor deze opvolging begint met het vastleggen van relevante informatie in notities. Het gebruik van een systeem zoals Odoo, waarmee ik persoonlijk werk voor mijn boekhouding, heeft tevens een goede CRM-module. Voor beginners kan een goed georganiseerde Excel-sheet eveneens effectief zijn.

Voorbeeld van een goed georganiseerde Excel-sheet

Streef ernaar om per dag een lijst van 30 bedrijven op te stellen. Dit lijkt misschien weinig, maar na een dag bellen zal je merken hoeveel energie dit van je vraagt. Hoewel de telefoongesprekken wellicht niet veel tijd in beslag nemen, vergen ze heel veel energie omdat jij altijd de drijvende kracht achter het gesprek bent.

Vaak kom je tijdens een gesprek ook informatie over de concurrentie te weten, wat een mooie plus is. Noteer die info. Wat mensen aan telefoon vertellen is vaak van onschatbare waarde, dus na een dag van 30 telefoontjes zal je al heel wat info hebben om mee aan de slag te gaan én om te noteren.

Enkele betrouwbare CRM-systemen die je hierbij kunnen ondersteunen zijn HubSpot en Salesforce.

Terugbellen

Als de persoon aan de andere kant jou een specifiek tijdstip geeft om een comfortabel telefoongesprek te hebben, hecht daar heel veel belang aan.

Wanneer jouw contactpersoon vraagt om op een bepaald tijdstip terug te bellen, is dat al meteen een snelle en eenvoudige overwinning voor jou. Vooral wanneer hij of zij heel specifiek is, zoals 'Bel me volgende week woensdag rond 11 uur nog eens.' Hou die informatie goed bij en bel dan precies op dat moment terug. Op die manier ontstaat er meteen een soort vertrouwen in jullie 'relatie', zelfs als jullie elkaar nog niet hebben ontmoet. Jouw contactpersoon krijgt zo alvast een goede indruk, want je houdt je aan de afspraak.

Wees geduldig

Iets waar je moet mee leren leven is de snelheid bij een beslissingsmoment: ja of nee. Een grote frustratie bij sales voor start-ups in de IT is de discrepantie in snelheden. Bij een start-up wil je vandaag verkopen en morgen implementeren, maar je moet ermee leren leven dat traditionelere bedrijven aan een andere snelheid werken. Dat is logisch. Een start-up kan ervoor kiezen om binnen de 5 minuten een nieuwe strategie aan te nemen, zonder operationeel grote aanpassingen te moeten doen. Hou dus zeker rekening bij het opvolgen om genoeg tijd tussen te laten.

‍

‍